Avec de nombreuses solutions différentes disponibles, il est important de savoir comment choisir le meilleur logiciel de comptabilité pour une petite entreprise.
Les logiciels de comptabilité pour petites entreprises ont connu une révolution au cours de la dernière décennie. Une multitude de logiciels de comptabilité en ligne abordables ont permis aux petites entreprises de gérer leurs finances en toute simplicité. La bonne nouvelle pour les jeunes entreprises à court d’argent est que la plupart des logiciels de comptabilité pour petites entreprises sont disponibles en version d’essai gratuite ou en version de base. Cela signifie que vous pouvez les essayer avant de choisir le meilleur logiciel de comptabilité pour votre société.
Quels sont les avantages des logiciels de comptabilité pour petites entreprises ?
Les logiciels de comptabilité pour petites entreprises d’aujourd’hui sont bien loin des feuilles de calcul encombrantes et des interfaces compliquées d’autrefois. Les logiciels de comptabilité modernes basés sur le cloud incluent une série de fonctions intelligentes qui vous font gagner du temps et vous permettent de vous concentrer sur le développement de votre entreprise plutôt que de vous débattre avec des bilans et des registres nominatifs.
Le meilleur logiciel de comptabilité pour les petites entreprises est axé sur l’automatisation d’une grande partie des éléments fastidieux de la comptabilité d’entreprise et la plupart offrent un accès de n’importe où. Ils peuvent être reliés à votre compte bancaire pour un rapprochement financier à jour et inclure des applications pour smartphone afin que vous puissiez gérer vos comptes en déplacement.
Les logiciels de comptabilité pour petites entreprises vous permettent de garder un œil sur la santé financière de votre entreprise. Ils permettent de générer des rapports, tels que les flux de trésorerie, le compte de résultat mensuel et la rentabilité des clients, de prévoir l’impôt sur les sociétés et de détailler votre position en matière de TVA. Les logiciels de comptabilité peuvent également automatiser les déclarations d’entreprise, telles que la paie et les déclarations fiscales en ligne auprès du HMRC (TVA, cotisations sociales, impôt sur le revenu et déclarations annuelles).
Comme la plupart des logiciels de comptabilité d’entreprise sont accessibles via un navigateur Web, votre comptable peut se connecter au logiciel depuis son ordinateur pour vous aider à préparer vos comptes de fin d’année. Le contrôle du crédit et la facturation sont automatisés : les factures sont générées et envoyées par courrier électronique aux clients et vous recevez des alertes par courrier électronique lorsque les factures sont en retard. Certains logiciels de comptabilité peuvent également être reliés à votre système d’inventaire pour faciliter le contrôle des stocks, ainsi qu’à des systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour le marketing et la conservation des informations sur les clients.
Que rechercher lors du choix d’un logiciel de comptabilité pour petites entreprises
S’il peut être tentant de s’arrêter sur le premier logiciel de comptabilité que vous essayez, il est utile de tester plusieurs logiciels avant de se décider. Vous utiliserez votre logiciel de comptabilité pendant plusieurs années, il est donc important de vous assurer que vous faites le bon investissement. Vérifiez que le logiciel de comptabilité que vous choisissez répond aux besoins actuels et futurs de votre entreprise. Créez une liste des exigences pour vous assurer qu’il peut facilement répondre aux besoins quotidiens de votre comptabilité d’entreprise.
Créez quelques comptes d’essai ou souscrivez à une version gratuite et ajoutez des exemples de données (clients, actifs, revenus et dépenses) pour tester la facilité d’utilisation du logiciel.
Voici une exemple de checklist pour choisir le meilleur logiciel de comptabilité pour votre petite entreprise devrait inclure les éléments suivants :
- Type d’entreprise – Chaque option de logiciel de comptabilité pour petite entreprise peut être plus adaptée à certains types d’entreprise. Si vous prévoyez d’augmenter le nombre de vos employés, recherchez un logiciel de gestion de la paie intégré, avec dépôt automatique des déclarations de revenus et création des fiches de paie.
Si votre entreprise gère beaucoup de stocks, recherchez un logiciel de comptabilité qui s’intègre à votre système d’inventaire. Pour les entreprises plus axées sur les ventes, les outils de gestion de la relation client (GRC), qui permettent de conserver les dossiers des clients et des prospects, sont utiles.
- Nombre d’utilisateurs – Si vous travaillez en tant qu’entrepreneur individuel et que la comptabilité de votre entreprise est simple, choisissez le logiciel de comptabilité pour petites entreprises qui vous semble le plus facile à utiliser.
Si vous prévoyez de donner accès à d’autres personnes, il vaut la peine de les impliquer dans le processus de sélection. Si vous avez un comptable, vérifiez quel logiciel de comptabilité d’entreprise il recommande pour vous assurer qu’il peut accéder à vos comptes et s’orienter rapidement dans le système.
- Tenue de la comptabilité au quotidien – Assurez-vous que vous pouvez accéder facilement à des fonctions telles que le grand livre de compte, qui regroupe les dépenses, les revenus, les dettes et les actifs. Il est généralement présenté sous la forme d’un tableau de bord et doit permettre un accès rapide aux informations sur les clients, les fournisseurs, les factures, le bilan, les ventes et le registre des achats.
Vérifiez la facilité avec laquelle il peut être relié au compte bancaire de votre entreprise à des fins de rapprochement, et s’il prend en charge la déclaration des salaires, de la TVA et des comptes de fin d’année. Si vous faites des affaires à l’étranger, assurez-vous qu’il gère la conversion des devises.
- Personnalisation – Vérifiez la facilité avec laquelle vous pouvez personnaliser les factures et autres communications commerciales, telles que les e-mails. Vous devez être en mesure de modifier les champs et de définir des champs par défaut, tels que les frais standard ou les conditions générales, ainsi que de télécharger le logo de votre entreprise.
- Prise en charge de la TVA – Étant donné qu’une entreprise doit s’inscrire au registre de la TVA dès que son chiffre d’affaires dépasse un certain montant sur une période de 12 mois, il est important que votre logiciel de comptabilité puisse gérer les règles complexes de la TVA. Vérifiez que le logiciel peut remplir automatiquement les déclarations de TVA et gérer la comptabilité de caisse et de facture pour la TVA. Pour les petites entreprises, il est important que le logiciel prenne en charge la TVA à taux fixe, ainsi que les règles de TVA plus complexes et les exemptions propres à votre activité.
- Exigences en matière de rapports – La possibilité de générer facilement et automatiquement des rapports sur la santé financière de votre entreprise est une caractéristique essentielle à rechercher pour trouver le meilleur logiciel de comptabilité pour votre petite entreprise. Examinez le nombre et le type de rapports qu’il peut générer, y compris les formats tels que PDF ou Excel. Au minimum, assurez-vous que le logiciel de comptabilité d’entreprise peut produire un compte de résultat mensuel ainsi qu’un compte de résultat cumulatif annuel avec une prévision pour l’impôt sur les sociétés.
Assurez-vous qu’il peut produire un bilan mensuel, et également identifier les créanciers et les débiteurs sur des périodes de 30, 60 et 90 jours pour garder le contrôle des dettes et des factures en suspens afin de faciliter la trésorerie.
Types de logiciels de comptabilité pour petites entreprises
En gros, il existe deux types de logiciels de comptabilité pour petites entreprises : en ligne et hors ligne.
- Logiciel de comptabilité en ligne – Accessible via un navigateur Web, ce logiciel est souvent appelé logiciel de comptabilité cloud ou logiciel en tant que service (SaaS). Il est généralement disponible sous forme d’abonnement mensuel ou annuel et est rentable car vous n’avez pas besoin d’acheter un serveur, un PC dédié ou un logiciel de comptabilité coûteux.
Le fournisseur vous fournira des mises à jour et des sauvegardes pendant la période d’abonnement et vous pourrez généralement autoriser l’accès à d’autres personnes, comme votre comptable, qui pourront se connecter depuis leurs bureaux pour consulter vos livres.
- Logiciel de comptabilité hors ligne – Bien que les logiciels de comptabilité de bureau aient perdu en popularité grâce aux logiciels en ligne moins chers, la gestion de vos comptes hors ligne présente certains avantages. Vous pouvez stocker vos données comptables localement, ce qui signifie que si vous perdez votre accès à Internet, vous pouvez toujours accéder à vos comptes.
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez investir dans un serveur et des licences pour permettre à davantage d’utilisateurs d’accéder au logiciel, ce qui rend les logiciels de comptabilité hors ligne moins adaptés aux start-ups et aux petites entreprises.
Si vous cherchez à économiser de l’argent, vérifiez si des réductions sont proposées pour un abonnement annuel plutôt qu’un paiement mensuel. Recherchez des codes de réduction et des bons en ligne avant d’acheter – de nombreux services en ligne offrent quelques mois gratuits ou des réductions importantes, allant jusqu’à 50 %, sur votre première année. Il est bon de suivre les comptes de médias sociaux des fournisseurs de logiciels de comptabilité pour petites entreprises, car beaucoup d’entre eux publient des codes de réduction sur leurs fils Twitter et Facebook.
